כיצד שיפרנו את שיעור המעורבות של מתנדבים באמצעות מעקב טוב יותר, ניתוח נתונים והודעות משולבות

האתגר

מציאת פתרון מרכזי לניהול מתנדבים, מעקב אחר ביצועים, ופשטות איסוף נתונים

הלקוח הוא ארגון מתנדבים המארגן מעל 65,000 מתנדבים להגיב במגוון מצבי חירום, החל מבעיות רכב ועד להצלת אנשים הנלכדים בתוך רכבים נעולים או מעליות מקולקלות. הארגון מקבל כמות שיחות גבוהה מאוד מדי שנה, וגאה באיכות המתנדבים שלו, בזמן התגובה המהיר ובכמות הרצון הטוב שהמתנדבים שלו מפיצים. הם אוהבים לעקוב אחרי הכל: מתנדבים, שיחות, זמן תגובה, רכבים, ציוד. כל פתרון שייבחר יצטרך לכלול איסוף וניתוח נתונים ברמה גבוהה.

הארגון משתמש כיום ב-Monday לניהול צינורות עבודה ובגיליונות Excel לניהול נתונים.

הארגון נתקל באתגרים משמעותיים בקנה מידה בעת ניהול הנתונים של המתנדבים באמצעות Excel ו-Monday.com, אשר מתבררים כלא מספיקים לצרכים ההולכים ומתרחבים שלהם. עם המשימה השאפתנית של "לשים מתנדב בכל בניין", הם זקוקים לפתרון עוצמתי ומותאם להרחבה כדי לארגן, לעקוב ולתאם את רשת המתנדבים הרחבה שלהם ולייעל את תהליכי העבודה המתרחבים.

הארגון שם דגש רב על מעקב אחר ההשפעה שלו, כולל מספר המתנדבים, עיר המגורים של המתנדב, מגדר/גיל המתנדב, סוגי מצבי החירום שטופלו ונפח השיחות שבועי, חודשי ושנתי. עם זאת, הכלים הנוכחיים לניהול נתונים מקשים עליהם למדוד ולנתח את הנתונים הללו בצורה מדויקת, דבר שמפחית את יכולת הארגון להציג ולשפר את פעולתו. פתרון מתקדם יותר הוא חיוני כדי להבטיח מעקב ודיווח מדויק על עבודת הארגון.

אוטומציה למעקב אחר מתנדבים ושיפור איסוף נתונים בזמן אמת

צוות המכירות פיתח פתרון מקיף הכולל שני תהליכים מחוברים: אחד לניהול גיוס ואחד לניהול מתנדבים פעילים. המתנדבים ממויינים לפי תחום ומיקום גיאוגרפי. מרכז שיחות חיצוני מטפל בשיחות נכנסות, והממיינים פונים למתנדבים בהתאם למיון הזה.

חלק מהפתרון כולל אינטגרציה עם אפליקציית המובייל הקיימת של הארגון. מתנדבים שבוחרים להגיב לקריאה מפעילים את מצבם דרך האפליקציה, מה שיוצר מיידית רשומה ב-CRM לצורך איסוף נתונים. עם כל נתוני השיחות ונתוני המתנדבים מחוברים, הנתונים נאספים ומנותחים בצורה פשוטה.

אינטגרציה של מרכז השיחות וה-CRM למעקב בזמן אמת של משימות חירום

Fireberry יכולה לפתח תהליך שלישי המשלב את מערכת מרכז השיחות והמשלוחים עם ה-CRM, דבר שיאפשר מעקב וניתוחים בזמן אמת. אינטגרציה זו תספק זרימה חלקה של מידע בין המערכות, תאפשר ניהול יעיל יותר של תגובות חירום ותצמצם עוד יותר את זמני התגובה. על ידי ניצול יכולות האנליטיקה של ה-CRM, הארגון יוכל להשיג תובנות עמוקות יותר על ביצועי המתנדבים, דפוסי השיחות ויעילות התגובה, ובסופו של דבר לשפר את היעילות התפעולית הכוללת ולשפר את מהירות ודיוק שירותי החירום שלו.

‍